Emanuel Römer (Geschäftsführer der Mr-Money Service GmbH) über tägliche Belastungen in Makleragenturen, die Notwendigkeit eines effizienten Dokumentenmanagements und automatisierte Lösungen mit Zukunftspotenzial.
Sowohl in Makleragenturen und Pools als auch im Vertrieb wird heute immer öfter mit der elektronischen Dokumentenlieferung per BiPRO 430 gearbeitet. Diese moderne Lösung hilft dabei, alltägliche Geschäftsabläufe zu automatisieren und dadurch Zeit und Kosten zu sparen. Gleichwohl gibt es nach wie vor viele Fälle, die einen manuellen Eingriff des Dokumentenempfängers erfordern und - vor allem bei größeren Büros und Agenturen - überaus lästige Nacharbeit verlangen.
Obwohl die meisten Gesellschaften die BiPRO-Norm 430 bereits gut umgesetzt haben, wird bei der Übertragung von Geschäftsvorfällen / Dokumenten bei der Kategorie-Bezeichnung bei einigen Versicherern immer noch recht häufig "Sonstiges" genutzt. Auch kommt es nicht selten vor, dass falsche Kategorien oder Bezeichnungen verwendet werden, die überhaupt nicht zum jeweiligen Geschäftsvorfall passen. In solchen Fällen muss nach dem Empfang der Daten eine manuelle Nachbearbeitung vorgenommen werden, da die Dokumente innerhalb des Maklerverwaltungsprogramms dem richtigen Kunden und Vertrag zuzuordnen sind. Diese händische Tätigkeit bindet viel Zeit und kostet wertvolle personelle Ressourcen.
Einige Maklerverwaltungsprogrammanbieter bieten mittlerweile einen nachgelagerten automatischen Prozess an, der auf den Titel des jeweiligen Dokumentes abgestellt ist. So werden beispielweise Beitragsrechnungen direkt beim richtigen Vertrag abgelegt oder beim Eintreffen von Mahnungen erhält eine bestimmte Abteilung im Maklerunternehmen entsprechende Hinweise. Aber auch hier gilt: Lautet die Bezeichnung bzw. Kategorie "Sonstiges" versagt der Automatismus und es muss manuell nachgearbeitet werden!
Gleiches gilt bei Assekuradeuren oder Pools, die kein BiPRO 430 nutzen, sondern nur ein ExtraNet anbieten. Hier werden z. B. über die BiPRO///BOX keine Metadaten übertragen, sodass eine automatische Zuordnung im Nachgang ebenfalls ausgeschlossen ist.
Aktuell gibt es bereits mehrere hundert unterschiedliche Kategorien bei BiPRO. Makler, die sich beispielsweise gern auf ca. 50 Dokumententitel konzentrieren möchten, haben beim nachgelagerten automatischen Prozess oft viel Aufwand, sodass sie lieber darauf verzichten. Zusätzlich werden die Dokumente bereits über einen Kundenordner zur Verfügung gestellt, allerdings möchte mancher Makler seinen Kunden klare und verständliche Titel zu den Dokumenten anbieten.
All diese Herausforderungen rund ums Dokumentenmanagement erfordern eine effiziente Lösung. Wir bei Mr-Money haben hierfür die PDF///BOX entwickelt und können unseren Kunden dabei helfen, Kosten zu sparen und viel Zeit zu gewinnen.
Nutzer der PDF///BOX können eigene Dokumententitel vergeben, z. B. "Postrückläufer", "Police" o. ä. die vorgegebenen Kategorien der jeweiligen Gesellschaft einfach ersetzen. Auch können die Dokumentenkategorien, die mit "Sonstiges" beim Makler eintreffen, automatisch über die PDF///BOX in einen korrekt vorgegeben Dokumententitel verändert werden. Möglich ist ferner die Verarbeitung von mit Smartphone oder Scanner eingelesenen Dokumenten mittels automatischer Zuordnung. Wir können den Nutzern der PDF///BOX also guten Gewissens sagen: "Verringern Sie die manuelle Umbezeichnung abgeholter Dokumente um 90 Prozent!"
Wer seinen Büroalltag optimieren möchte, sollte unbedingt an unserem Webinar zur PDF///BOX teilnehmen.
Starten Sie jetzt gleich mit einer starken zukunftsorientierten Kooperation - oder nehmen Sie zunächst an einem unserer Webinare teil - es lohnt sich!
Ihr Ansprechpartner:
Emanuel Römer
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